Kupunguza saizi ya faili katika Microsoft Excel

Wakati wa kufanya kazi katika Excel, meza zingine zinavutia kabisa kwa ukubwa. Hii inasababisha ukweli kwamba ukubwa wa hati huongezeka, wakati mwingine hufikia hata megabytes dazeni au zaidi. Kuongeza uzito wa kitabu cha kazi cha Excel sio tu husababisha kuongezeka kwa nafasi ambayo inachukua kwenye gari ngumu, lakini, muhimu zaidi, kupungua kwa kasi kwa vitendo na michakato mingi ndani yake. Kwa ufupi, wakati wa kufanya kazi na hati kama hiyo, Excel huanza polepole. Kwa hivyo, suala la uboreshaji na upunguzaji wa ukubwa wa vitabu kama hivyo inakuwa sawa. Wacha tuone jinsi ya kupunguza saizi ya faili katika Excel.

Utaratibu wa Kupunguza Kitabu

Unastahili kuongeza faili iliyokua katika mwelekeo kadhaa mara moja. Watumiaji wengi hawajui, lakini mara nyingi kitabu cha kazi cha Excel kina habari nyingi zisizohitajika. Wakati faili ni ndogo, hakuna mtu anayelipa kipaumbele sana, lakini ikiwa hati imekuwa kubwa, unahitaji kuiboresha kulingana na vigezo vyote vinavyowezekana.

Njia 1: punguza anuwai ya kufanya kazi

Aina ya kufanya kazi ni eneo ambalo Excel anakumbuka vitendo. Wakati wa kuorodhesha waraka, mpango huo unasoma seli zote kwenye nafasi ya kazi. Lakini sio kila wakati inahusiana na anuwai ambayo mtumiaji hufanya kazi kweli. Kwa mfano, nafasi iliyowekwa kwa bahati mbaya chini ya meza itapanua saizi ya safu ya kufanya kazi hadi eneo ambalo nafasi hii iko. Inabadilika kuwa Excel kila wakati itaelezea idadi ya seli tupu. Wacha tuone jinsi ya kurekebisha shida hii kwa kutumia mfano wa meza fulani.

1. Kwanza, angalia uzito wake kabla ya kufananisha kulinganisha na itakuwa nini baada ya utaratibu. Hii inaweza kufanywa kwa kuhamia kwenye kichupo Faili. Nenda kwenye sehemu hiyo "Maelezo". Katika sehemu ya kulia ya dirisha inayofungua, mali kuu za kitabu zinaonyeshwa. Kitu cha kwanza cha mali ni saizi ya hati. Kama unaweza kuona, kwa upande wetu ni kilobytes 56.5.



2. Kwanza kabisa, unapaswa kujua ni kiasi gani eneo halisi la kufanya kazi la karatasi linatofautiana na ile ambayo mtumiaji anahitaji sana. Hii ni rahisi. Tunaingia kwenye kiini chochote cha meza na chacha mchanganyiko muhimu Ctrl + Mwisho. Excel huhamia mara moja kwenda kwa seli ya mwisho, ambayo mpango huo unazingatia kipengele cha mwisho cha nafasi ya kazi. Kama unaweza kuona, katika kesi yetu, hii ni mstari 913383. Kwa kuzingatia kwamba meza huchukua safu sita tu za kwanza, tunaweza kusema ukweli kwamba mistari 913377 kwa kweli ni mzigo usio na maana, ambao hauongeza tu ukubwa wa faili, lakini, kwa sababu kuchapisha tena mara kwa mara kwa anuwai ya programu wakati wa kutekeleza hatua yoyote, kupunguza kazi kwenye hati.

   

   Kwa kweli, kwa ukweli, pengo kubwa kati ya anuwai halisi ya kufanya kazi na ile ambayo Excel inachukua ni nadra kabisa, na tulichukua mistari mingi kwa uwazi. Ingawa, wakati mwingine kuna hata kesi wakati eneo la kufanya kazi ni eneo lote la karatasi.

3. Ili kurekebisha shida hii, unahitaji kufuta mistari yote, kutoka ya kwanza bila kitu hadi mwisho wa karatasi. Ili kufanya hivyo, chagua seli ya kwanza, ambayo iko chini ya meza mara moja, na uchape mchanganyiko Ctrl + Shift + Mshale chini.



4. Kama unaweza kuona, baada ya hapo vitu vyote vya safu ya kwanza vilichaguliwa, kuanzia kiini maalum hadi mwisho wa meza. Kisha bonyeza yaliyomo na kitufe cha haki cha panya. Kwenye menyu ya muktadha ambayo inafungua, chagua Futa.

   

   Watumiaji wengi hujaribu kufuta kwa kubonyeza kitufe. Futa kwenye kibodi, lakini sio sawa. Kitendo hiki husafisha yaliyomo kwenye seli, lakini hayafuta yenyewe. Kwa hivyo, kwa upande wetu, hautasaidia.

5. Baada ya kuchagua kipengee "Futa ..." kwenye menyu ya muktadha, dirisha ndogo ya kufuta seli hufungua. Tunaweka swichi katika nafasi yake "Mstari" na bonyeza kitufe "Sawa".



6. Safu zote za safu zilizochaguliwa zimefutwa. Hakikisha uhifadhi tena kitabu hicho kwa kubonyeza ikoni ya diskette kwenye kona ya juu kushoto ya dirisha.



7. Sasa hebu tuone jinsi hii ilitusaidia. Chagua kiini chochote kwenye meza na chapa njia mkato Ctrl + Mwisho. Kama unavyoona, Excel alichagua kiini cha mwisho cha meza, ambayo inamaanisha kwamba sasa ni kwamba ndio kitu cha mwisho cha nafasi ya kazi ya karatasi.



8. Sasa nenda kwenye sehemu hiyo "Maelezo" tabo Failikujua ni kiasi gani cha hati yetu imepunguzwa. Kama unaweza kuona, sasa ni 32.5 KB. Kumbuka kuwa kabla ya utaratibu wa kuongeza, saizi yake ilikuwa 56.5 Kb. Kwa hivyo, ilipunguzwa na zaidi ya mara 1.7. Lakini katika kesi hii, mafanikio kuu sio hata kupunguza uzito wa faili, lakini kwamba programu hiyo sasa imekombolewa kutokana na kuorodhesha tena anuwai isiyotumiwa, ambayo itaongeza kasi ya usindikaji wa hati hiyo.

Ikiwa kitabu kina shuka kadhaa unazofanya kazi nazo, unahitaji kutekeleza utaratibu kama huo na kila moja yao. Hii itapunguza zaidi ukubwa wa hati.

Njia 2: Ondoa Zaidi ya Kuunda

Jambo lingine muhimu ambalo hufanya hati ya Excel kuwa ngumu zaidi ni muundo-wa juu. Hii inaweza kujumuisha utumizi wa aina anuwai ya fonti, mipaka, fomati za nambari, lakini kwanza ni juu ya kujaza seli na rangi tofauti. Kwa hivyo kabla ya kuongeza fomati ya faili, unahitaji kufikiria mara mbili ikiwa inafaa kabisa au ikiwa unaweza kufanya kwa urahisi bila utaratibu huu.

Hii ni kweli kwa vitabu vilivyo na idadi kubwa ya habari, ambayo yenyewe yenyewe tayari ina ukubwa mkubwa. Kuongeza fomati kwenye kitabu kunaweza kuongeza uzito wake hata mara kadhaa. Kwa hivyo, unahitaji kuchagua msingi wa kati kati ya mwonekano wa uwasilishaji wa habari kwenye hati na saizi ya faili, tumia fomati pale inapohitajika sana.

Sababu nyingine inayohusiana na uzani wa uzani ni kwamba watumiaji wengine wanapendelea kuzidisha seli. Hiyo ni, wao huunda sio meza yenyewe tu, bali pia safu ambayo iko chini yake, wakati mwingine hata mwisho wa karatasi, kwa matarajio kwamba wakati safu mpya zinaongezwa kwenye meza, haitakuwa muhimu kuzipanga tena kila wakati.

Lakini haijulikani haswa ni lini mistari mpya itaongezwa na ni wangapi wataongezwa, na kwa umbizo kama la awali utafanya faili kuwa nzito hivi sasa, ambayo pia itaathiri vibaya kasi ya kufanya kazi na hati hii. Kwa hivyo, ikiwa utatumia fomati kwa seli tupu ambazo hazijajumuishwa kwenye meza, basi lazima iondolewa.

1. Kwanza kabisa, unahitaji kuchagua seli zote ambazo ziko chini ya masafa na data. Ili kufanya hivyo, bonyeza kwenye nambari ya mstari wa kwanza tupu kwenye paneli ya kuratibu wima. Mstari wote umeonyeshwa. Baada ya hapo, tunatumia mchanganyiko tayari wa hotkey Ctrl + Shift + Mshale chini.



2. Baada ya hayo, safu nzima chini ya sehemu ya meza iliyojazwa na data itaonyeshwa. Kuwa kwenye kichupo "Nyumbani" bonyeza kwenye icon "Wazi"iko kwenye Ribbon kwenye sanduku la zana "Kuhariri". Menyu ndogo inafungua. Chagua msimamo ndani yake "Futa Fomati".



3. Baada ya hatua hii, fomati itafutwa katika seli zote za anuwai iliyochaguliwa.



4. Kwa njia hiyo hiyo, unaweza kuondoa umbizo usio na maana kwenye meza yenyewe. Ili kufanya hivyo, chagua seli za kibinafsi au anuwai ambayo tunazingatia fomati kuwa muhimu sana, bonyeza kwenye kitufe "Wazi" kwenye Ribbon na kutoka kwenye orodha, chagua "Futa Fomati".



5. Kama unaweza kuona, umbizo katika safu iliyochaguliwa ya meza imeondolewa kabisa.



6. Baada ya hapo, tunarudi kwa safu hii vitu kadhaa vya fomati ambavyo tunazingatia kuwa sawa: mipaka, fomati za nambari, nk.

Hatua zilizo hapo juu zitasaidia kupunguza sana saizi ya kitabu cha kazi cha Excel na kuharakisha kazi ndani yake. Lakini ni bora kwanza kutumia fomati tu mahali inapofaa na ni muhimu kuliko kutumia wakati baadaye kufanikiwa hati.

Somo: Kuandaa meza katika Excel

Njia ya 3: futa viungo

Hati zingine zina idadi kubwa ya viungo kutoka ambapo maadili hutolewa. Hii inaweza pia kupunguza kasi ya kasi ya kazi ndani yao. Viungo vya nje kwa vitabu vingine vina nguvu katika onyesho hili, ingawa viungo vya ndani pia vinaathiri vibaya utendaji. Ikiwa chanzo kutoka mahali kiungo kinapochukua habari hakisasishwa kila wakati, Hiyo ni, inafanya akili kuchukua nafasi ya anwani za kiini kwenye seli na maadili ya kawaida. Hii inaweza kuongeza kasi ya kufanya kazi na hati. Unaweza kuona ikiwa kiunga au thamani iko kwenye kiini maalum kwenye bar ya formula baada ya kuchagua kipengee.

1. Chagua eneo ambalo viungo vilivyomo. Kuwa kwenye kichupo "Nyumbani"bonyeza kifungo Nakala ambayo iko kwenye Ribbon kwenye kikundi cha mipangilio Bodi ya ubao.

   

   Vinginevyo, baada ya kuonyesha masafa, unaweza kutumia mchanganyiko wa hotkey Ctrl + C.

2. Baada ya data kunakiliwa, hatuondoi uteuzi kutoka eneo hilo, lakini bonyeza juu yake na kitufe cha haki cha panya. Menyu ya muktadha imezinduliwa. Ndani yake katika block Ingiza Chaguzi haja ya bonyeza kwenye ikoni "Thamani". Inayo fomu ya icon na nambari zilizoonyeshwa.



3. Baada ya hapo, viungo vyote katika eneo lililochaguliwa vitabadilishwa na maadili ya takwimu.

Lakini kumbuka kuwa chaguo hili la kuboresha kitabu cha Excel haikubaliki kila wakati. Inaweza kutumika tu wakati data kutoka kwa chanzo asili sio nguvu, yaani, haitabadilika na wakati.

Njia ya 4: mabadiliko ya muundo

Njia nyingine ya kupunguza ukubwa wa faili ni kubadili muundo wake. Njia hii labda inasaidia zaidi kuliko mtu mwingine yeyote kukandamiza kitabu, ingawa chaguzi hapo juu zinapaswa pia kutumika kwa pamoja.

Kwenye Excel kuna aina kadhaa za faili za "asili" - xls, xlsx, xlsm, xlsb. Fomati ya xls ilikuwa ugani wa kimsingi kwa matoleo ya programu Excel 2003 na mapema. Imekwisha kumaliza, lakini, watumiaji wengi wanaendelea kuitumia. Kwa kuongeza, kuna wakati ambapo lazima urudi kufanya kazi na faili za zamani ambazo ziliundwa miaka mingi iliyopita wakati hakukuwa na fomati za kisasa. Bila kusema ukweli kwamba programu nyingi za watu wa tatu ambazo hazijui jinsi ya kuchakata matoleo ya baadaye ya hati za Excel hufanya kazi na vitabu vilivyo na ugani huu.

Ikumbukwe kwamba kitabu kilicho na ugani wa xls ni kubwa zaidi kuliko analog yake ya kisasa ya fomati ya xlsx, ambayo Excel kwa sasa hutumia kama ile kuu. Kwanza kabisa, hii ni kwa sababu ya ukweli kwamba faili za xlsx, kwa kweli, ni kumbukumbu zilizohifadhiwa. Kwa hivyo, ikiwa unatumia ugani wa xls, lakini unataka kupunguza uzito wa kitabu, unaweza kufanya hivyo kwa kuiokoa tena katika muundo wa xlsx.

1. Ili kubadilisha hati kutoka kwa muundo wa xls kuwa muundo wa xlsx, nenda kwenye kichupo Faili.



2. Katika dirisha linalofungua, mara moja makini na sehemu hiyo "Maelezo", ambapo inaonyeshwa kuwa hati hiyo kwa sasa ina uzito wa Kbyte 40. Ifuatayo, bonyeza kwenye jina "Hifadhi Kama ...".



3. Dirisha la kuokoa linafungua. Ikiwa unataka, unaweza kubadilisha kwenye saraka mpya ndani yake, lakini kwa watumiaji wengi ni rahisi zaidi kuhifadhi hati mpya katika sehemu moja na chanzo. Jina la kitabu, ikiwa linataka, linaweza kubadilishwa katika uwanja wa "Jina la faili", ingawa sio lazima. Muhimu zaidi katika utaratibu huu ni kuweka kwenye shamba Aina ya Faili Thamani "Kitabu cha kazi cha ziada (.xlsx)". Baada ya hapo, unaweza kubonyeza kitufe "Sawa" chini ya dirisha.



4. Baada ya kuokoa kumalizika, wacha twende sehemu hiyo "Maelezo" tabo Failikuona ni uzito gani umepungua. Kama unaweza kuona, sasa ni 13.5 KB dhidi ya 40 KB kabla ya utaratibu wa uongofu. Hiyo ni, kuiokoa tu katika muundo wa kisasa ilifanya iwezekane kukandamiza kitabu karibu mara tatu.

Kwa kuongeza, katika Excel kuna aina nyingine ya kisasa ya xlsb au kitabu cha binary. Ndani yake, hati imehifadhiwa katika encoding ya binary. Faili hizi zina uzito hata chini ya vitabu katika muundo wa xlsx. Kwa kuongezea, lugha ambamo imeandikwa karibu sana na Excel. Kwa hivyo, inafanya kazi na vitabu vile haraka kuliko na kiendelezi kingine chochote. Kwa wakati huo huo, kitabu cha muundo maalum kwa hali ya utendaji na uwezekano wa kutumia zana anuwai (umbizo, kazi, picha, nk) sio duni kwa muundo wa xlsx na inazidi muundo wa xls.

Sababu kuu kwa nini xlsb haikukuwa muundo wa default katika Excel ni kwamba mipango ya mtu wa tatu haiwezi kufanya kazi nayo. Kwa mfano, ikiwa unahitaji kusafirisha habari kutoka Excel hadi 1C, hii inaweza kufanywa na hati za xlsx au xls, lakini sio na xlsb. Lakini, ikiwa hauna mpango wa kuhamisha data kwa programu yoyote ya mtu wa tatu, basi unaweza kuokoa salama hati hiyo katika muundo wa xlsb. Hii itakuruhusu kupunguza ukubwa wa hati na kuongeza kasi ya kufanya kazi ndani yake.

Utaratibu wa kuokoa faili katika ugani wa xlsb ni sawa na ile tuliyoifanya kwa ugani wa xlsx. Kwenye kichupo Faili bonyeza kitu hicho "Hifadhi Kama ...". Katika dirisha la uokoaji ambalo hufungua, uwanjani Aina ya Faili haja ya kuchagua chaguo "Excel Binary Workbook (* .xlsb)". Kisha bonyeza kitufe Okoa.

Tunaangalia uzito wa hati katika sehemu hiyo "Maelezo". Kama unaweza kuona, imepungua hata zaidi na sasa ni KB 11.6 tu.

Kwa muhtasari wa matokeo ya jumla, tunaweza kusema kwamba ikiwa unafanya kazi na faili katika muundo wa xls, basi njia bora zaidi ya kupunguza ukubwa wake ni kuihifadhi katika muundo wa kisasa wa xlsx au xlsb. Ikiwa tayari unatumia data ya upanuzi wa faili, kisha kupunguza uzito wao, unapaswa kusanikisha kwa usahihi nafasi ya kufanya kazi, uondoe umbizo nyingi na viungo visivyo vya lazima. Utapata kurudi bora ikiwa utafanya vitendo hivi vyote kwa ngumu, na usijizuie mwenyewe kwa chaguo moja tu.