Wakati wa kuunda miradi mikubwa, nguvu za mfanyakazi mmoja mara nyingi haitoshi. Kundi lote la wataalamu linahusika katika kazi kama hiyo. Kwa kawaida, kila mmoja wao anapaswa kupata hati, ambayo ni kitu cha kazi ya pamoja. Katika suala hili, suala la kuhakikisha upatikanaji wa pamoja wa wakati mmoja inakuwa ya haraka sana. Excel ina vifaa vyake ovyo ambavyo vinaweza kuipatia. Wacha tuelewe nuances ya matumizi ya Excel katika hali ya kazi ya wakati mmoja ya watumiaji kadhaa na kitabu kimoja.
Mchakato wa kushirikiana
Excel haiwezi kutoa ufikiaji wa jumla wa faili, lakini pia kutatua shida zingine ambazo zinaonekana katika kushirikiana na kitabu kimoja. Kwa mfano, zana za programu hukuruhusu kufuata mabadiliko yaliyofanywa na washiriki tofauti, na pia kuyakubali au kuyakataa. Tutapata ni mpango gani unaweza kutoa kwa watumiaji ambao wanakabiliwa na kazi kama hiyo.
Kushiriki
Lakini sisi sote tunaanza na kutafuta jinsi ya kushiriki faili. Kwanza kabisa, inapaswa kuwa alisema kuwa utaratibu wa kuwezesha hali ya kushirikiana na kitabu haiwezi kufanywa kwenye seva, lakini tu kwenye kompyuta ya kawaida. Kwa hivyo, ikiwa hati imehifadhiwa kwenye seva, basi, kwanza kabisa, lazima kuhamishiwa kwa PC yako ya karibu na hapo hatua zote zilizoelezwa hapo chini zinapaswa tayari kufanywa.
- Baada ya kitabu kuunda, nenda kwenye kichupo "Hakiki" na bonyeza kitufe "Upataji wa kitabu"ambayo iko kwenye kizuizi cha zana "Badilisha".
- Kisha dirisha la kudhibiti ufikiaji wa faili limewashwa. Angalia kisanduku karibu na paramu iliyo ndani yake. "Ruhusu watumiaji wengi kuhariri kitabu wakati huo huo". Ifuatayo, bonyeza kifungo "Sawa" chini ya dirisha.
- Sanduku la mazungumzo linaonekana ambayo umeahidiwa kuhifadhi faili na mabadiliko yaliyofanywa kwake. Bonyeza kifungo "Sawa".
Baada ya hatua zilizo hapo juu, kushiriki faili kutoka kwa vifaa tofauti na chini ya akaunti tofauti za watumiaji itakuwa wazi. Hii inaonyeshwa na ukweli kwamba katika sehemu ya juu ya dirisha baada ya kichwa cha kitabu jina la modi ya ufikiaji linaonyeshwa - "Mkuu". Sasa faili inaweza kuhamishiwa tena kwa seva.
Mpangilio wa Parameta
Kwa kuongezea, zote kwenye windo moja la ufikiaji wa faili, unaweza kusanidi mipangilio ya operesheni ya wakati mmoja. Unaweza kufanya hivyo mara moja unapowasha hali ya kushirikiana, au unaweza kubadilisha mipangilio baadaye. Lakini, kwa kweli, ni mtumiaji tu mkuu anayeratibu kazi ya jumla na faili anayeweza kuzisimamia.
- Nenda kwenye kichupo "Maelezo".
- Hapa unaweza kutaja ikiwa ni kutunza magogo ya mabadiliko, na ikiwa ni hivyo, ni saa gani (kwa msingi, siku 30 zinajumuishwa).
Vile vile huamua jinsi ya kusasisha mabadiliko: tu wakati kitabu kimeokolewa (chaguo-msingi) au baada ya kipindi fulani cha muda.
Param ya muhimu sana ni kitu hicho "Kwa mabadiliko yanayopingana". Inaonyesha jinsi programu inapaswa kuishi ikiwa watumiaji kadhaa wanahariri wakati mmoja kiini kimoja. Kwa msingi, hali ya ombi la kila mara imewekwa, hatua ambazo wa washiriki wa mradi wana faida. Lakini unaweza kujumuisha hali ya mara kwa mara ambayo faida itakuwa kila wakati ambao umeweza kuokoa mabadiliko kwanza.
Kwa kuongezea, ikiwa unataka, unaweza kulemaza chaguzi na vichungi vya kuchapisha kutoka kwa mtazamo wa kibinafsi kwa bila kuangalia vitu sambamba.
Baada ya hapo, usisahau kufanya mabadiliko yaliyofanywa kwa kubonyeza kifungo "Sawa".
Kufungua faili iliyoshirikiwa
Kufungua faili ambayo kushiriki kunawashwa ina sifa fulani.
- Zindua Excel na nenda kwenye kichupo Faili. Ifuatayo, bonyeza kifungo "Fungua".
- Dirisha wazi la kitabu linaanza. Nenda kwenye saraka ya seva au gari ngumu ya PC ambapo kitabu iko. Chagua jina lake na ubonyeze kitufe "Fungua".
- Kitabu cha jumla hufungua. Sasa, ikiwa inataka, tunaweza kubadilisha jina ambalo tutawasilisha mabadiliko ya faili kwenye logi. Nenda kwenye kichupo Faili. Ifuatayo tunaenda kwenye sehemu hiyo "Chaguzi".
- Katika sehemu hiyo "Mkuu" kuna kizuizi cha mipangilio "Kubinafsisha Ofisi ya Microsoft". Hapa uwanjani Jina la mtumiaji Unaweza kubadilisha jina la akaunti yako kuwa nyingine yoyote. Baada ya mipangilio yote kukamilika, bonyeza kitufe "Sawa".
Sasa unaweza kuanza kufanya kazi na hati.
Angalia vitendo vya mwanachama
Ushirikiano hutoa ufuatiliaji wa mara kwa mara na uratibu wa vitendo vya washiriki wote wa kikundi.
- Kuangalia vitendo vilivyofanywa na mtumiaji maalum wakati wa kufanya kazi kwenye kitabu, kuwa kwenye kichupo "Hakiki" bonyeza kifungo Marekebishoambayo iko kwenye kikundi cha zana "Badilisha" kwenye mkanda. Kwenye menyu inayofungua, bonyeza kitufe Marekebisho muhimu.
- Dirisha la ukaguzi wa kiraka hufungua. Kwa msingi, baada ya kitabu kushiriki, ufuatiliaji wa marekebisho huwashwa kiatomati, kama inavyothibitishwa na alama ya kuangalia karibu na bidhaa inayolingana.
Mabadiliko yote yameandikwa, lakini kwenye skrini kwa default huonyeshwa kama alama za rangi za seli kwenye kona yao ya juu ya kushoto, tu tangu wakati wa mwisho waraka huo kuokolewa na mmoja wa watumiaji. Kwa kuongezea, marekebisho ya watumiaji wote kwenye safu nzima ya karatasi huzingatiwa. Vitendo vya kila mshiriki ni alama katika rangi tofauti.
Ikiwa unahamika juu ya seli iliyo na alama, noti inafungua, ambayo inaonyesha ni nani na wakati hatua inayolingana ilifanywa.
- Ili kubadilisha sheria za kuonyesha marekebisho, tunarudi kwenye dirisha la mipangilio. Kwenye uwanja "Kwa wakati" Chaguzi zifuatazo zinapatikana kwa kuchagua kipindi cha kurekebisha marekebisho:
- onyesha tangu kuokoa mwisho;
- marekebisho yote yaliyohifadhiwa kwenye hifadhidata;
- zile ambazo hazijatazamwa bado;
- kuanzia tarehe maalum.
Kwenye uwanja "Mtumiaji" unaweza kuchagua mshiriki fulani ambaye marekebisho yake yataonyeshwa, au kuacha maonyesho ya vitendo vya watumiaji wote isipokuwa wewe mwenyewe.
Kwenye uwanja "Katika anuwai", unaweza kutaja masafa maalum kwenye karatasi, ambayo itazingatia hatua za wanachama wa timu kuonyesha kwenye skrini yako.
Kwa kuongezea, kwa kuangalia visanduku vilivyo karibu na vitu vya kibinafsi, unaweza kuwezesha au afya ya kuonyesha maonyesho kwenye skrini na kuonyesha mabadiliko kwenye karatasi tofauti. Baada ya mipangilio yote kuweka, bonyeza kwenye kitufe "Sawa".
- Baada ya hapo, vitendo vya washiriki vitaonyeshwa kwenye karatasi ikizingatia mipangilio iliyoingizwa.
Mapitio ya Mtumiaji
Mtumiaji mkuu ana uwezo wa kuomba au kukataa mabadiliko ya washiriki wengine. Hii inahitaji hatua zifuatazo.
- Kuwa kwenye kichupo "Hakiki"bonyeza kifungo Marekebisho. Chagua kitu Kubali / Kataa Marekebisho.
- Ifuatayo, dirisha la mapitio ya kiraka hufungua. Ndani yake, unahitaji kufanya mipangilio ya kuchagua mabadiliko hayo ambayo tunataka kupitisha au kukataa. Shughuli kwenye dirisha hili zinafanywa kulingana na aina ile ile ambayo tulizingatia katika sehemu iliyopita. Baada ya mipangilio kufanywa, bonyeza kwenye kitufe "Sawa".
- Dirisha linalofuata linaonyesha marekebisho yote ambayo yanakidhi vigezo tulivochagua mapema. Baada ya kuonyesha urekebishaji fulani katika orodha ya vitendo, na kubonyeza kitufe kinacholingana kilicho chini ya dirisha chini ya orodha, unaweza kukubali bidhaa hii au kuikataa. Pia kuna uwezekano wa kukubalika kwa kikundi au kukataliwa kwa shughuli hizi zote.
Futa mtumiaji
Kuna wakati mtumiaji wa kibinafsi anahitaji kufutwa. Hii inaweza kuwa ni kwa sababu ya kwamba aliacha mradi huo, na kwa sababu za kiufundi, kwa mfano, ikiwa akaunti hiyo iliingizwa vibaya au mshiriki akaanza kufanya kazi kutoka kwa kifaa kingine. Katika Excel kuna fursa kama hiyo.
- Nenda kwenye kichupo "Hakiki". Katika kuzuia "Badilisha" kwenye mkanda bonyeza kifungo "Upataji wa kitabu".
- Dirisha linalofahamika la ufikiaji wa faili hufungua. Kwenye kichupo Hariri Kuna orodha ya watumiaji wote wanaofanya kazi na kitabu hiki. Chagua jina la mtu ambaye unataka kuondoa, na bonyeza kitufe Futa.
- Baada ya hapo, sanduku la mazungumzo hufunguliwa ambamo imeonywa kwamba ikiwa mshiriki huyu anasasisha kitabu kwa sasa, basi matendo yake yote hayataokolewa. Ikiwa una ujasiri katika uamuzi wako, basi bonyeza "Sawa".
Mtumiaji atafutwa.
Vizuizi Vikuu vya Kitabu
Kwa bahati mbaya, kazi ya wakati huo huo na faili katika Excel hutoa idadi ya mapungufu. Katika faili iliyoshirikiwa, hakuna hata mmoja wa watumiaji, pamoja na mshiriki mkuu, anayeweza kufanya shughuli zifuatazo:
- Unda au urekebishe maandishi;
- Unda meza
- Tenganisha au unganisha seli;
- Dhibiti na data ya XML
- Unda meza mpya;
- Futa shuka;
- Fanya umbizo la masharti na idadi ya vitendo vingine.
Kama unaweza kuona, vizuizi ni muhimu sana. Ikiwa, kwa mfano, mara nyingi unaweza kufanya bila kufanya kazi na data ya XML, basi bila kuunda meza, huwezi kufikiria kufanya kazi katika Excel. Nini cha kufanya ikiwa unahitaji kuunda meza mpya, unganisha seli au ufanye hatua nyingine kutoka kwa orodha hapo juu? Kuna suluhisho, na ni rahisi kabisa: unahitaji kuzima kushiriki kwa hati kwa muda mfupi, fanya mabadiliko muhimu, halafu unganisha kiunga cha kushirikiana tena.
Inalemaza kushiriki
Wakati kazi kwenye mradi imekamilika, au, ikiwa inahitajika kufanya mabadiliko kwenye faili, orodha ambayo tulizungumza juu ya sehemu iliyotangulia, unapaswa kuzima hali ya kushirikiana.
- Kwanza kabisa, washiriki wote lazima wahifadhi mabadiliko na waondoe faili. Mtumiaji mkuu tu ndiye anayebaki kufanya kazi na hati.
- Ikiwa unahitaji kuokoa logi ya operesheni baada ya kuondoa ufikiaji ulioshirikiwa, basi, kuwa kwenye tabo "Hakiki"bonyeza kifungo Marekebisho kwenye mkanda. Kwenye menyu inayofungua, chagua "Taja marekebisho ...".
- Dirisha la kuonyesha kiraka linafungua. Mazingira hapa yanahitaji kupangwa kama ifuatavyo. Kwenye uwanja "Kwa wakati" seti parameta "Zote". Majina ya uwanja mpinzani "Mtumiaji" na "Katika anuwai" haipaswi kuangalia. Utaratibu kama huo lazima ufanyike na parameta "Sasisha marekebisho kwenye skrini". Lakini kinyume na paramu "Fanya mabadiliko kwenye karatasi tofauti"kinyume chake, jibu linapaswa kuwekwa. Baada ya kudanganywa kwa yote hapo juu kumalizika, bonyeza kwenye kitufe "Sawa".
- Baada ya hayo, mpango huo utaunda karatasi mpya inayoitwa Jarida, ambayo itakuwa na habari yote juu ya kuhariri faili hii katika mfumo wa meza.
- Sasa inabaki kuzima moja kwa moja kushiriki. Ili kufanya hivyo, iko kwenye kichupo "Hakiki", bonyeza kitufe tunachojua tayari "Upataji wa kitabu".
- Dirisha la kudhibiti kushiriki linaanza. Nenda kwenye kichupo Haririikiwa dirisha lilizinduliwa kwenye kichupo kingine. Ondoa kipengee "Ruhusu watumiaji wengi kurekebisha faili wakati huo huo". Ili kurekebisha mabadiliko bonyeza kifungo "Sawa".
- Sanduku la mazungumzo hufunguliwa ambamo imeonywa kwamba kutekeleza kitendo hiki kutafanya kuwa vigumu kushiriki hati. Ikiwa unajiamini kabisa katika uamuzi uliofanywa, basi bonyeza kitufe Ndio.
Baada ya hatua zilizo hapo juu, kushiriki faili utafungwa na logi ya kiraka itafutwa. Habari juu ya shughuli zilizofanywa hapo awali zinaweza kuonekana kwa fomu ya jedwali kwenye karatasi tu Jaridaikiwa hatua sahihi za kuokoa habari hii zimechukuliwa hapo awali.
Kama unavyoona, mpango wa Excel hutoa uwezo wa kuwezesha kushiriki faili na kufanya kazi wakati huo huo nayo. Kwa kuongezea, ukitumia zana maalum unaweza kufuatilia vitendo vya washiriki wa kikundi cha wanaofanya kazi. Njia hii bado ina mapungufu kadhaa ya kiutendaji, ambayo, hata hivyo, yanaweza kuzungushwa kwa kuzima ufikiaji wa pamoja kwa muda na kufanya shughuli muhimu katika hali ya kawaida ya kufanya kazi.
