Suite ya Ofisi ya Microsoft ina mpango maalum wa kuunda database na kufanya nao kazi - Upataji. Walakini, watumiaji wengi wanapendelea kutumia programu inayofahamika zaidi kwa madhumuni haya - Excel. Ikumbukwe kwamba mpango huu una vifaa vyote vya kuunda hifadhidata kamili (DB). Wacha tujue jinsi ya kufanya hivyo.
Mchakato wa uumbaji
Mbegu ya Excel ni seti ya habari iliyosambazwa katika safu wima na safu za karatasi.
Kulingana na istilahi maalum, safu za database zinatajwa "kumbukumbu". Kila kiingilio kina habari juu ya kitu cha mtu binafsi.
Nguzo zinaitwa "uwanja". Kila uwanja una param tofauti kwa rekodi zote.
Hiyo ni, mfumo wa hifadhidata yoyote katika Excel ni meza ya kawaida.
Uumbaji wa meza
Kwa hivyo, kwanza kabisa, tunahitaji kuunda meza.
- Sisi huingia vichwa vya habari vya uwanja (nguzo) za hifadhidata.
- Jaza jina la rekodi (safu) za hifadhidata.
- Tunaendelea kujaza hifadhidata.
- Baada ya hifadhidata kujazwa, tunabadilisha habari ndani yake kwa hiari yetu (fonti, mipaka, kujaza, uteuzi, maandishi ya eneo la kiini, nk).
Hii inakamilisha uundaji wa mfumo wa hifadhidata.
Somo: Jinsi ya kutengeneza meza katika Excel
Kupeana Sifa za Hifadhidata
Ili Excel kujua meza sio tu safu ya seli, lakini haswa kama hifadhidata, inahitaji kupewa sifa zinazofaa.
- Nenda kwenye kichupo "Takwimu".
- Chagua anuwai nzima ya meza. Bonyeza kulia. Kwenye menyu ya muktadha, bonyeza kitufe "Toa jina ...".
- Kwenye grafu "Jina" zinaonyesha jina ambalo tunataka kutaja database. Sharti ni kwamba jina lazima lianze na barua, na haipaswi kuwa na nafasi. Kwenye grafu "Mbuni" unaweza kubadilisha anwani ya eneo la meza, lakini ukichagua kwa usahihi, basi hauhitaji kubadilisha chochote hapa. Kwa hiari unaweza kutaja noti katika uwanja tofauti, lakini param hii ni hiari. Baada ya mabadiliko yote kufanywa, bonyeza kwenye kitufe "Sawa".
- Bonyeza kifungo Okoa katika sehemu ya juu ya dirisha au chapa mkato wa kibodi Ctrl + S, ili kuokoa hifadhidata kwenye gari ngumu au media inayoweza kutolewa inayounganishwa na PC.
Tunaweza kusema kuwa baada ya hapo tayari tunayo dawati iliyoandaliwa tayari. Unaweza kufanya kazi nayo katika jimbo kama inavyowasilishwa sasa, lakini fursa nyingi zitapunguzwa. Hapo chini tutajadili jinsi ya kufanya database iwe kazi zaidi.
Panga na uchuja
Kufanya kazi na hifadhidata, kwanza kabisa, hutoa uwezekano wa kupanga, kuchagua na kuchagua rekodi. Unganisha kazi hizi kwenye hifadhidata yetu.
- Tunachagua habari ya uwanja ambao tutafanya kuandaa. Bonyeza kitufe cha "Panga" kilicho kwenye Ribbon kwenye tabo "Takwimu" kwenye sanduku la zana Aina na vichungi.
Upangaji unaweza kufanywa kwa karibu param yoyote.
- jina la alfabeti;
- Tarehe
- nambari nk.
- Katika dirisha linalofuata ambalo linaonekana, swali litakuwa la kutumia tu eneo lililochaguliwa kwa kupanga au kupanua kiotomatiki. Chagua upanuzi wa moja kwa moja na bonyeza kitufe "Inaamua ...".
- Dirisha la mipangilio ya kuchagua inafungua. Kwenye uwanja Panga na taja jina la shamba ambalo itafanywa.
- Kwenye uwanja "Panga" inaonyesha hasa jinsi itafanywa. Kwa DB ni bora kuchagua paramu "Thamani".
- Kwenye uwanja "Agizo" zinaonyesha ambayo mpangilio utafanywa. Kwa aina tofauti za habari, maadili tofauti yanaonyeshwa kwenye dirisha hili. Kwa mfano, kwa data ya maandishi - hii itakuwa dhamana "Kutoka A hadi Z" au "Kutoka Z hadi A", na kwa nambari - "Inapanda" au "Kupungua".
- Ni muhimu kuhakikisha kuwa karibu na thamani "Data yangu ina vichwa" kulikuwa na alama ya kuangalia. Ikiwa sio hivyo, basi unahitaji kuiweka.
Baada ya kuingia vigezo vyote muhimu, bonyeza kwenye kitufe "Sawa".
Baada ya hayo, habari katika hifadhidata hiyo itatatuliwa kulingana na mipangilio iliyoainishwa. Katika kesi hii, tulipangwa kwa majina ya wafanyikazi wa biashara.
- Chombo moja rahisi wakati wa kufanya kazi katika hifadhidata ya Excel ni kibofya. Tunachagua safu nzima ya hifadhidata kwenye nafasi ya mipangilio Aina na vichungi bonyeza kifungo "Filter".
- Kama unaweza kuona, baada ya hapo kwenye seli zilizo na picha za shamba shamba zilionekana kwa fomu ya pembetatu zilizoingizwa. Sisi bonyeza kwenye icon ya safu ambayo dhamira yake tutakwenda kuchuja. Katika dirisha linalofungua, tafuta maadili ambayo tunataka kuficha rekodi nayo. Baada ya uchaguzi kufanywa, bonyeza kitufe "Sawa".
Kama unaweza kuona, baada ya hayo, safu zilizokuwa na maadili ambayo hatukufunguliwa zilifichwa kutoka kwa meza.
- Ili kurudisha data yote kwenye skrini, bonyeza kwenye icon ya safu ambayo ilichujwa, na kwenye dirisha linalofungua, angalia masanduku yaliyo kinyume na vitu vyote. Kisha bonyeza kitufe "Sawa".
- Ili kuondoa kabisa kuchuja, bonyeza kitufe "Filter" kwenye mkanda.
Somo: Panga na uchuja data katika Excel
Tafuta
Ikiwa kuna hifadhidata kubwa, ni rahisi kuifuta kwa kutumia zana maalum.
- Ili kufanya hivyo, nenda kwenye kichupo "Nyumbani" na kwenye Ribbon kwenye sanduku la zana "Kuhariri" bonyeza kifungo Pata na Uangalie.
- Dirisha linafungua kwa njia ambayo unataka kutaja thamani inayotaka. Baada ya hayo, bonyeza kitufe "Pata ijayo" au Pata Zote.
- Katika kisa cha kwanza, kiini cha kwanza ambamo kuna thamani fulani huwa inafanya kazi.
Katika kesi ya pili, orodha nzima ya seli zilizo na thamani hii imefunguliwa.
Somo: Jinsi ya kufanya utaftaji katika Excel
Sehemu za kufungia
Wakati wa kuunda hifadhidata, ni rahisi kurekebisha seli zilizo na majina ya rekodi na uwanja. Wakati wa kufanya kazi na hifadhidata kubwa - hii ni hali muhimu. Vinginevyo, lazima kila wakati utumie wakati wa kuipitia karatasi ili uone safu mlalo au safu gani inayolingana na thamani fulani.
- Chagua kiini, eneo la juu na kushoto ambalo unataka kurekebisha. Itapatikana mara moja chini ya kichwa na upande wa kulia wa majina ya viingizo.
- Kuwa kwenye kichupo "Tazama" bonyeza kifungo "Funga maeneo"ziko kwenye kikundi cha zana "Dirisha". Kwenye orodha ya kushuka, chagua thamani "Funga maeneo".
Sasa majina ya uwanja na rekodi zote zitakuwa mbele ya macho yako, haijalishi unasonga karatasi ya data hadi lini.
Somo: Jinsi ya kubandika eneo katika Excel
Teremsha orodha
Kwa nyanja zingine za meza, itakuwa bora kupanga orodha ya kushuka ili watumiaji, wakiongeza rekodi mpya, wanaweza kutaja vigezo fulani tu. Hii inafaa, kwa mfano, kwa shamba "Paul". Hakika, kuna chaguzi mbili tu: kiume na kike.
- Unda orodha ya ziada. Itakuwa rahisi zaidi kuiweka kwenye karatasi nyingine. Ndani yake tunaonyesha orodha ya maadili ambayo itaonekana kwenye orodha ya kushuka.
- Chagua orodha hii na bonyeza juu yake na kitufe cha haki cha panya. Kwenye menyu inayoonekana, chagua "Toa jina ...".
- Dirisha linalofahamika tayari kwetu linafungua. Kwenye uwanja unaolingana, tunawapa jina kwa anuwai yetu, kulingana na masharti yaliyotajwa hapo juu.
- Tunarudi kwenye karatasi na hifadhidata. Chagua anuwai ambayo orodha ya kushuka itatumika. Nenda kwenye kichupo "Takwimu". Bonyeza kifungo Uthibitishaji wa dataiko kwenye Ribbon kwenye sanduku la zana "Fanya kazi na data".
- Dirisha la kuangalia maadili yanayoonekana inafungua. Kwenye uwanja "Aina ya data" weka swichi katika msimamo Orodha. Kwenye uwanja "Chanzo" weka ishara "=" na mara baada yake, bila nafasi, andika jina la orodha ya kushuka, ambayo tulimpa juu zaidi. Baada ya hayo, bonyeza kitufe "Sawa".
Sasa, unapojaribu kuingiza data katika wizi ambapo kizuizi kiliwekwa, orodha inaonekana ambayo unaweza kuchagua kati ya maadili yaliyowekwa wazi.
Ikiwa utajaribu kuandika herufi za kiholela katika seli hizi, ujumbe wa makosa utaonekana. Utalazimika kurudi nyuma na kufanya kiingilio sahihi.
Somo: Jinsi ya kutengeneza orodha ya kushuka huko Excel
Kwa kweli, Excel ni duni katika uwezo wake kwa mipango maalum ya kuunda hifadhidata. Walakini, ina vifaa ambavyo katika hali nyingi vitatimiza mahitaji ya watumiaji ambao wanataka kuunda hifadhidata. Kwa kuzingatia ukweli kwamba huduma za Excel, kulinganisha na programu maalum, zinajulikana kwa watumiaji wa kawaida bora, katika suala hili, maendeleo ya Microsoft yana faida hata kadhaa.
