Kwa urahisi wa kufanya kazi na safu kubwa ya data kwenye meza, lazima iweze kuamuru kila wakati kulingana na kigezo fulani. Kwa kuongeza, ili kutimiza malengo maalum, wakati mwingine safu nzima ya data haihitajiki, lakini safu tu za mtu binafsi. Kwa hivyo, ili kutochanganyikiwa katika idadi kubwa ya habari, suluhisho nzuri ni kupanga data, na kuichuja kutoka kwa matokeo mengine. Wacha tujue jinsi data inavyopangwa na kuchujwa katika Microsoft Excel.
Urahisi wa kuchagua data
Upangaji ni moja ya zana rahisi wakati wa kufanya kazi katika Microsoft Excel. Kutumia hiyo, unaweza kupanga safu ya meza kwa mpangilio wa alfabeti, kulingana na data iliyo kwenye seli za safu.
Kuorodhesha data katika Microsoft Excel inaweza kufanywa kwa kutumia kitufe cha "Panga na Kichungi", kilicho kwenye kichupo cha "Nyumbani" kwenye Ribbon kwenye upau wa zana za "Editing". Lakini, kwanza, tunahitaji bonyeza kiini chochote cha safu ambayo tutapanga.
Kwa mfano, kwenye jedwali hapa chini, unapaswa kuchagua herufi kwa herufi. Tunaingia kwenye seli yoyote ya safu ya "Jina", na bonyeza kitufe cha "Panga na vichungi". Ili kuchagua majina kwa herufi, kutoka kwenye orodha inayoonekana, chagua "Panga kutoka A hadi Z".
Kama unavyoona, data yote kwenye jedwali imewekwa, kulingana na orodha ya alfabeti ya majina.
Ili kupanga mpangilio kwa mpangilio, katika menyu moja, chagua kitufe cha Aina kutoka Z hadi A. "
Orodha imeandaliwa kwa mpangilio wa nyuma.
Ikumbukwe kwamba aina hii ya upangaji imeonyeshwa tu na fomati ya data ya maandishi. Kwa mfano, katika muundo wa nambari, kupanga "Kutoka kwa kiwango cha chini hadi kiwango cha juu" (na kinyume chake) imeonyeshwa, na kwa muundo wa tarehe, "Kutoka zamani hadi mpya" (na kinyume chake).
Njia za kuchagua
Lakini, kama unaweza kuona, na aina zilizoonyeshwa za kupanga na thamani moja, data iliyo na majina ya mtu huyo huyo imepangwa katika safu kwa mpangilio wa kiholela.
Lakini ni nini ikiwa tunataka kupanga majina kwa alfabeti, lakini kwa mfano, ikiwa jina linafanana, hakikisha kuwa data imepangwa na tarehe? Ili kufanya hivyo, na pia kutumia huduma zingine, zote katika menyu ya "Aina na Kichungi" sawa, tunahitaji kwenda kwenye kipengee cha "Undaji Mzuri ...".
Baada ya hayo, dirisha la mipangilio ya kuchagua inafungua. Ikiwa meza yako ina vichwa, tafadhali kumbuka kuwa kwenye dirisha hili lazima kuwe na alama ya kuangalia karibu na chaguo "data yangu ina vichwa".
Katika uwanja wa "safu wima", onyesha jina la safu ambayo kuchagua itafanywa. Kwa upande wetu, hii ndio safu "Jina". Sehemu ya "Panga" inaonyesha ni aina gani ya yaliyomo. Kuna chaguzi nne:
- Maadili;
- Rangi ya seli;
- Rangi ya herufi;
- Ikoni ya seli.
Lakini, kwa idadi kubwa ya kesi, bidhaa "Maadili" hutumiwa. Imewekwa na chaguo-msingi. Kwa upande wetu, tutatumia pia bidhaa hii.
Kwenye safu "Agizo" tunahitaji kuonyesha kwa njia ambayo data itapangwa: "Kutoka A hadi Z" au kinyume chake. Chagua thamani "Kutoka A hadi Z".
Kwa hivyo, tunasanidi kuchagua na moja ya safu wima. Ili kusanidi kuchagua na safu nyingine, bonyeza kitufe cha "Ongeza kiwango".
Seti nyingine ya shamba inaonekana, ambayo inapaswa kujazwa tayari kwa kuchagua safu nyingine. Kwa upande wetu, kwa safu "Tarehe". Kwa kuwa muundo wa tarehe umewekwa kwenye seli hizi, katika uwanja wa "Agizo" tunaweka maadili sio "Kutoka A hadi Z", lakini "Kutoka kwa zamani hadi mpya", au "Kutoka mpya hadi zamani".
Vivyo hivyo, katika dirisha hili unaweza kusanidi, ikiwa ni lazima, ukipanga safuwima zingine kwa mpangilio. Wakati mipangilio yote imekamilika, bonyeza kitufe cha "Sawa".
Kama unavyoona, sasa kwenye meza yetu data zote zimepangwa, kwanza, kwa majina ya mfanyikazi, halafu, kwa tarehe za malipo.
Lakini, hii sio uwezekano wote wa kuchagua desturi. Ikiwa inataka, kwenye dirisha hili unaweza kusanidi kuchagua sio safu wima, lakini kwa safu. Ili kufanya hivyo, bonyeza kitufe cha "Chaguzi".
Katika dirisha la chaguzi za kuchagua ambazo zinafungua, songa kitufe kutoka kwa nafasi ya "Range Lines" hadi nafasi ya "safu wima". Bonyeza kitufe cha "Sawa".
Sasa, kwa kulinganisha na mfano uliopita, unaweza kuingiza data ya kuchagua. Ingiza data, na ubonyeze kitufe cha "Sawa".
Kama unaweza kuona, baada ya hayo, nguzo zinabadilishwa kulingana na vigezo vilivyoingia.
Kwa kweli, kwa meza yetu, iliyochukuliwa kama mfano, matumizi ya kupanga na kubadilisha eneo la nguzo sio muhimu sana, lakini kwa meza zingine aina hii ya kuchagua inaweza kuwa sawa sana.
Kichungi
Kwa kuongeza, Microsoft Excel ina kazi ya kichungi cha data. Inakuruhusu kuacha ionekane tu data unayoona kuwa muhimu, na ufiche iliyobaki. Ikiwa ni lazima, data iliyofichwa inaweza kurudishwa katika hali inayoonekana.
Kutumia kazi hii, tunasimama kwenye seli yoyote kwenye meza (na ikiwezekana kwenye kichwa), bonyeza tena kwenye kitufe cha "Panga na vichungi" kwenye upau wa zana za "Editing". Lakini, wakati huu, chagua kipengee cha "vichungi" kwenye menyu inayoonekana. Unaweza pia badala ya vitendo hivi bonyeza vyombo vya habari kwa ufunguo wa Ctrl + Shift + L.
Kama unavyoona, kwenye seli zilizo na majina ya safu zote, ikoni ilijitokeza kwa fomu ya mraba, ambayo pembe tatu ilielekezwa imeandikwa.
Sisi bonyeza icon hii katika safu kulingana na ambayo sisi kuchuja. Kwa upande wetu, tuliamua kuchuja kwa jina. Kwa mfano, tunahitaji kuacha data tu kwa mfanyakazi wa Nikolaev. Kwa hivyo, tafuta majina ya wafanyikazi wengine wote.
Wakati utaratibu umekamilika, bonyeza kitufe cha "Sawa".
Kama unaweza kuona, safu tu zilizo na jina la mfanyakazi Nikolaev zilibaki kwenye meza.
Wacha tuchanganye kazi hiyo, na tuondoke kwenye meza tu data ambayo inahusiana na Nikolaev kwa robo ya tatu ya 2016. Ili kufanya hivyo, bonyeza kwenye ikoni kwenye kiini cha "Tarehe". Katika orodha inayofungua, tafuta miezi "Mei", "Juni" na "Oktoba", kwani sio mali ya robo ya tatu, na bonyeza kitufe cha "Sawa".
Kama unaweza kuona, ni data tu tunayohitaji iliyobaki.
Ili kuondoa kichujio kwa safu maalum na kuonyesha data iliyofichwa, bonyeza tena kwenye ikoni iliyoko kiini na kichwa cha safu hii. Kwenye menyu inayofungua, bonyeza kwenye kitu "Ondoa kichungi kutoka ...".
Ikiwa unataka kuweka upya kichungi kwa ujumla kulingana na meza, basi unahitaji kubonyeza kitufe cha "Panga na kichungi" kwenye Ribbon na uchague "Wazi".
Ikiwa unahitaji kuondoa kabisa kichungi, basi, kama unapoendesha, kwenye menyu moja unapaswa kuchagua kipengee cha "Kichungi", au chapa njia ya mkato ya kibodi Ctrl + Shift + L.
Kwa kuongezea, ikumbukwe kwamba baada ya kuwasha kazi ya "Vichungi", unapobonyeza ikoni inayolingana kwenye seli za kichwa cha meza, kazi za kuchagua ambazo tuliongea hapo juu zinapatikana kwenye menyu inayoonekana: "Upangaji kutoka A hadi Z" , Panga kutoka Z hadi A, na Panga kwa Rangi.
Somo: Jinsi ya kutumia autofilter katika Microsoft Excel
Jedwali smart
Kuandaa na kuchuja pia kunaweza kuamilishwa kwa kugeuza eneo la data ambalo unafanya kazi nao kwenye jedwali linaloitwa smart.
Kuna njia mbili za kuunda meza smart. Ili kutumia ya kwanza yao, chagua eneo lote la meza, na, ukiwa kwenye kichupo cha "Nyumbani", bonyeza kitufe kwenye Ribbon ya "Fomati kama meza". Kitufe hiki kiko kwenye kizuizi cha zana cha "Mitindo".
Ifuatayo, chagua moja ya mitindo unayopenda kwenye orodha inayofungua. Chaguo halitaathiri utendaji wa meza.
Baada ya hapo, sanduku la mazungumzo linafungua ambamo unaweza kubadilisha kuratibu za meza. Lakini, ikiwa ulichagua eneo hilo kwa usahihi, basi hakuna kitu kingine kinachohitajika kufanywa. Jambo kuu ni kutambua kwamba kuna alama karibu na parameta ya "Jedwali na vichwa". Ifuatayo, bonyeza tu kitufe cha "Sawa".
Ikiwa unaamua kutumia njia ya pili, basi unahitaji pia kuchagua eneo lote la meza, lakini wakati huu nenda kwenye kichupo cha "Ingiza". Kuanzia hapa, kwenye Ribbon kwenye sanduku la vifaa vya Meza, bonyeza kwenye kitufe cha Jedwali.
Baada ya hapo, kama mara ya mwisho, dirisha linafungua ambapo unaweza kurekebisha kuratibu za meza. Bonyeza kitufe cha "Sawa".
Bila kujali jinsi unavyotumia wakati wa kuunda "meza smart", utaishia na meza kwenye seli za kichwa ambacho ikoni za vichungi zilizoelezwa hapo juu zitakuwa tayari zimesanikishwa.
Unapobofya kwenye ikoni hii, kazi zote zinazopatikana zitapatikana wakati wa kuanza kichujio kwa njia ya kawaida kupitia kitufe cha "Panga na vichungi".
Somo: Jinsi ya kuunda meza katika Microsoft Excel
Kama unavyoona, vifaa vya kuchagua na kuchuja, ikiwa vitatumika kwa usahihi, vinaweza kuwezesha watumiaji kufanya kazi na meza. Suala la matumizi yao inakuwa muhimu sana ikiwa safu kubwa ya data imeandikwa kwenye meza.
