Jedwali la pivot la Excel linatoa fursa kwa watumiaji kupanga hesabu kubwa za habari zilizomo kwenye meza zilizojaa mahali pamoja, na kutoa ripoti ngumu. Wakati huo huo, maadili ya jedwali za pivot husasishwa kiotomatiki wakati thamani ya meza yoyote inayohusiana nao inabadilika. Wacha tujue jinsi ya kuunda meza ya pivot katika Microsoft Excel.
Kuunda meza ya pivot kwa njia ya kawaida
Ingawa, tutazingatia mchakato wa kuunda meza ya pivot kwa kutumia mfano wa Microsoft Excel 2010, lakini algorithm hii inatumika pia kwa matoleo mengine ya kisasa ya programu tumizi.
Kama msingi, tunachukua meza ya malipo ya mishahara kwa wafanyikazi wa biashara. Inaonyesha majina ya wafanyikazi, jinsia, jamii, tarehe ya malipo, na kiasi cha malipo. Hiyo ni, kila sehemu ya malipo kwa mfanyakazi wa kibinafsi ana mstari tofauti kwenye meza. Lazima tuingize data iliyowekwa nasibu kwenye jedwali hili kwenye jedwali moja la bei. Wakati huo huo, data zitachukuliwa tu kwa robo ya tatu ya 2016. Wacha tuone jinsi ya kufanya hivyo na mfano maalum.
Kwanza kabisa, tunabadilisha meza ya asili kuwa ya nguvu. Hii ni muhimu ili katika kesi ya kuongeza safu na data zingine, huvutwa moja kwa moja kwenye meza ya pivot. Kwa kufanya hivyo, kuwa mshale kwenye kiini chochote kwenye meza. Halafu, kwenye kiunga cha "Mitindo" kilicho kwenye Ribbon, bonyeza kitufe cha "Fomati kama meza". Chagua mtindo wowote wa meza unayopenda.
Ifuatayo, sanduku la mazungumzo hufunguliwa, ambalo linatuchochea kutaja kuratibu za eneo la meza. Walakini, kwa default, kuratibu kwamba programu inatoa tayari kufunika jedwali lote. Kwa hivyo tunaweza kukubaliana tu, na bonyeza kitufe cha "Sawa". Lakini, watumiaji wanapaswa kujua kwamba, ikiwa inataka, wanaweza kubadilisha vigezo vya eneo la meza hapa.
Baada ya hapo, meza inageuka kuwa ya nguvu, na kupanuka otomatiki. Yeye pia hupata jina, ambalo ikiwa taka, mtumiaji anaweza kubadilisha kuwa rahisi kwake. Unaweza kutazama au kubadilisha jina la jedwali kwenye kichupo cha "Kubuni".
Ili kuanza moja kwa moja kuunda meza ya pivot, nenda kwenye kichupo cha "Ingiza". Baada ya kupita, bonyeza kwenye kitufe cha kwanza kwenye Ribbon, inayoitwa "Jedwali la Pivot". Baada ya hapo, orodha inafungua ambayo unapaswa kuchagua kile tutakachounda, meza au chati. Bonyeza kitufe cha "meza ya Pivot".
Dirisha linafungua ambamo tunahitaji tena kuchagua anuwai, au jina la meza. Kama unavyoona, programu yenyewe ilileta jina la meza yetu, kwa hivyo hakuna kitu zaidi cha kufanya hapa. Chini ya sanduku la mazungumzo, unaweza kuchagua mahali ambapo meza ya pivot itatengenezwa: kwenye karatasi mpya (kwa msingi), au kwenye karatasi hiyo hiyo. Kwa kweli, katika hali nyingi, ni rahisi zaidi kutumia meza ya pivot kwenye karatasi tofauti. Lakini, hii tayari ni jambo la kibinafsi kwa kila mtumiaji, ambayo inategemea mapendekezo yake na kazi. Bonyeza tu kitufe cha "Sawa".
Baada ya hayo, fomu ya kuunda meza ya pivot inafungua kwenye karatasi mpya.
Kama unaweza kuona, katika sehemu ya kulia ya dirisha kuna orodha ya uwanja wa meza, na chini kuna maeneo manne:
- Majina ya safu;
- Majina ya safu;
- Maadili;
- Ripoti Kichungi
Drag tu na kuacha uwanja wa meza tunayohitaji katika maeneo yanayolingana na mahitaji yetu. Hakuna sheria iliyo wazi ambayo shamba inapaswa kuhamishwa, kwa sababu kila kitu kinategemea meza ya chanzo, na kazi maalum ambazo zinaweza kubadilika.
Kwa hivyo, katika kesi hii, tumehamisha shamba la "Jinsia" na "Tarehe" kwa eneo la "Ripoti Kichungi", uwanja wa "Kitengo cha watu" kwenye eneo la "Majina ya safu", uwanja wa "Jina" kwa eneo la "String", shamba la "Kiwango" mshahara "kwa eneo la" Maadili ". Ikumbukwe kwamba mahesabu yote ya hesabu ya data iliyotolewa kutoka meza nyingine inawezekana tu katika eneo la mwisho. Kama unaweza kuona, wakati tulipokuwa tukifanya shughuli hizi na uhamishaji wa shamba kwenye eneo hilo, meza yenyewe katika sehemu ya kushoto ya dirisha ilibadilika ipasavyo.
Matokeo yake ni meza ya muhtasari vile. Vichungi na jinsia na tarehe huonyeshwa hapo juu ya meza.
Usanidi wa meza ya Pivot
Lakini, kama tunavyokumbuka, data ya robo ya tatu tu inapaswa kubaki kwenye meza. Kwa sasa, data ya kipindi chote inaonyeshwa. Ili kuleta meza kwenye fomu tunayohitaji, bonyeza kwenye kitufe karibu na kichujio cha "Tarehe". Katika dirisha ambalo linaonekana, angalia kisanduku karibu na uandishi "Chagua vipengee vingi." Ifuatayo, tafuta tarehe zote ambazo hazilingani na kipindi cha robo ya tatu. Kwa upande wetu, hii ni tarehe moja tu. Bonyeza kitufe cha "Sawa".
Kwa njia hiyo hiyo, tunaweza kutumia kichujio kwa jinsia, na chagua, kwa mfano, mtu mmoja tu kwa ripoti hiyo.
Baada ya hayo, meza ya pivot ilipata fomu hii.
Ili kuonyesha kuwa unaweza kusimamia data iliyo kwenye meza kama unavyopenda, tena fungua fomu ya orodha ya uwanja. Ili kufanya hivyo, nenda kwenye kichupo cha "Vigezo", na ubonyeze kitufe cha "Orodha ya Shamba". Halafu, tunahamisha shamba la "Tarehe" kutoka eneo la "Ripoti Kichungi" kwenda eneo la "Jina la Kamba", na kati ya uwanja "Jamii ya Wafanyikazi" na "Jinsia", tunabadilishana maeneo. Shughuli zote zinafanywa kwa kutumia Drag rahisi na kushuka.
Sasa, meza ina mwonekano tofauti kabisa. Nguzo zimegawanywa na jinsia, kuvunjika kwa mwezi kunaonekana kwenye safu, na sasa unaweza kuchuja meza na kikundi cha wafanyikazi.
Ikiwa utahamisha jina la safu kwenye orodha ya uwanja na kuweka tarehe ya juu kuliko jina, basi tarehe halisi za malipo zitagawanywa kwa majina ya wafanyikazi.
Pia, unaweza kuonyesha maadili ya meza kama histogram. Ili kufanya hivyo, chagua kiini na thamani ya nambari kwenye meza, nenda kwenye kichupo cha "Nyumbani", bonyeza kitufe cha "Fomati ya masharti", nenda kwenye kitu cha "Historia", na uchague aina ya histogram unayopenda.
Kama unaweza kuona, histogram inaonekana katika seli moja tu. Ili kutumia sheria ya histogram kwa seli zote za jedwali, bonyeza kitufe kilichoonekana karibu na histogram, na kwenye dirisha linalofungua, weka swichi katika nafasi ya "Kwa seli zote".
Sasa, meza yetu ya pivot imekuwa nzuri.
Unda PivotTable kutumia Mchawi wa PivotTable
Unaweza kuunda meza ya pivot kwa kutumia mchawi wa PivotTable. Lakini, kwa hili unahitaji kuleta mara moja chombo hiki kwenye Zana ya Upataji wa Haraka. Nenda kwenye kitufe cha menyu ya "Faili", na ubonyeze kitufe cha "Chaguzi".
Katika dirisha linalofungua, nenda kwa sehemu ya "Upesi wa Zana ya Upesi". Tunachagua timu kutoka timu kwenye mkanda. Katika orodha ya vitu tunatafuta "PivotTable and Chart Wizard". Chagua, bonyeza kitufe cha "Ongeza", na kisha kwenye kitufe cha "Sawa" kwenye kona ya chini ya kulia ya dirisha.
Kama unavyoona, baada ya vitendo vyetu, ikoni mpya ilitokea kwenye Zana ya Upataji wa Haraka. Bonyeza juu yake.
Baada ya hayo, mchawi wa meza ya pivot anafungua. Kama unaweza kuona, tuna chaguzi nne kwa chanzo cha data, kutoka mahali ambapo meza ya pivot itatengenezwa:
- kwenye orodha au katika hifadhidata ya Microsoft Excel;
- kwenye chanzo cha data ya nje (faili nyingine);
- katika safu kadhaa za ujumuishaji;
- kwenye jedwali jingine la pivot au chati ya pivot.
Chini unapaswa kuchagua kile tutakachounda, meza ya pivot au chati. Tunafanya uchaguzi na bonyeza kitufe cha "Next".
Baada ya hapo, dirisha linaonekana na safu ya meza iliyo na data, ambayo unaweza kubadilisha ikiwa inataka, lakini hatuitaji kufanya hivyo. Bonyeza kitufe cha "Next".
Halafu, mchawi wa PivotTable hukuhimiza kuchagua eneo ambalo meza mpya itawekwa kwenye karatasi moja au mpya. Tunafanya uchaguzi, na bonyeza kitufe cha "Maliza".
Baada ya hayo, karatasi mpya inafungua na fomu ile ile iliyofunguliwa kwa njia ya kawaida kuunda meza ya pivot. Kwa hivyo, kukaa juu yake kando haina maana.
Vitendo vyote zaidi hufanywa kwa kutumia algorithm sawa kama ilivyoelezwa hapo juu.
Kama unavyoona, unaweza kuunda meza ya pivot katika Microsoft Excel kwa njia mbili: kwa njia ya kawaida kupitia kifungo kwenye Ribbon, na kutumia mchawi wa PivotTable. Njia ya pili hutoa huduma zaidi, lakini katika hali nyingi, utendaji wa chaguo la kwanza ni wa kutosha kukamilisha kazi. Jedwali la Pivot linaweza kutoa data katika ripoti kulingana na vigezo karibu yoyote vilivyoainishwa na mtumiaji katika mipangilio.
