Kufanya kazi na orodha ya kushuka kwa Microsoft Excel

Kuunda orodha za kushuka sio tu huokoa wakati unapochagua chaguo katika mchakato wa kujaza meza, lakini pia ujilinde kutokana na kuingiza vibaya makosa ya data. Hii ni zana rahisi na ya vitendo. Wacha tujue jinsi ya kuiboresha katika Excel, na jinsi ya kuitumia, na pia tupate nuances nyingine za kushughulika nayo.

Kutumia orodha za kushuka

Teremsha-chini, au kama wanasema, orodha za kushuka mara nyingi hutumiwa kwenye meza. Kwa msaada wao, unaweza kuweka kikomo cha maadili yaliyoingizwa kwenye safu ya meza. Wanakuruhusu kuchagua kuingiza maadili tu kutoka kwenye orodha iliyoandaliwa tayari. Wakati huo huo huharakisha utaratibu wa kuingia data na hulinda dhidi ya makosa.

Utaratibu wa uumbaji

Kwanza kabisa, acheni tuangalie jinsi ya kuunda orodha ya kushuka. Njia rahisi ya kufanya hivyo ni pamoja na zana inayoitwa Uthibitishaji wa data.

1. Chagua safu ya safu ya meza, kwenye seli ambazo zimepangwa kuweka orodha ya kushuka. Sogeza kwenye kichupo "Takwimu" na bonyeza kitufe Uthibitishaji wa data. Imewekwa ndani ya mkanda kwenye block. "Fanya kazi na data".



2. Dirisha la zana linaanza Angalia maadili. Nenda kwenye sehemu hiyo "Chaguzi". Katika eneo hilo "Aina ya data" kutoka kwenye orodha, chagua chaguo Orodha. Baada ya hapo tunaenda shambani "Chanzo". Hapa unahitaji kutaja kikundi cha vitu vilivyokusudiwa kutumika katika orodha. Majina haya yanaweza kuingizwa kwa mikono, au unaweza kutaja kiunga kwao ikiwa tayari imewekwa hati ya Excel mahali pengine.

   Ikiwa kiingilio mwongozo kimechaguliwa, basi kila kitu cha orodha kinahitaji kuingizwa kwenye eneo kupitia semicolon (;).

   

   Ikiwa unataka kuvuta data kutoka kwa safu iliyopo ya meza, unapaswa kwenda kwenye karatasi ambayo iko (ikiwa imewekwa kwenye mwingine), weka mshale kwenye eneo hilo. "Chanzo" kidhibitisho cha data, na kisha uchague safu ya seli ambapo orodha iko. Ni muhimu kwamba kila seli ya mtu binafsi ina orodha tofauti ya orodha. Baada ya hayo, kuratibu za wizi uliotajwa zinapaswa kuonyeshwa kwenye eneo hilo "Chanzo".

   

   Chaguo jingine la kuanzisha mawasiliano ni kugawa safu zilizo na orodha ya majina. Chagua anuwai ambayo maadili ya data yanaonyeshwa. Upande wa kushoto wa fomula formula ni nafasi ya jina. Kwa chaguo-msingi, unapochagua masafa, yanaonyesha kuratibu za seli iliyochaguliwa ya kwanza. Kwa madhumuni yetu, tunaingia tu jina hapo, ambalo tunachukulia linafaa zaidi. Mahitaji kuu kwa jina ni kwamba ni ya kipekee ndani ya kitabu, haina nafasi na lazima ianze na barua. Sasa ni kwa jina hili tu kwamba wigo ambao tumeshagundua hapo awali utatambuliwa.

   

   Sasa katika dirisha la uthibitisho wa data kwenye eneo hilo "Chanzo" haja ya kuweka tabia "=", na kisha mara baada yake, ingiza jina ambalo tumepewa wigo. Programu hiyo hutambua mara moja uhusiano kati ya jina na safu, na huorodhesha orodha ambayo iko ndani yake.

   

   Lakini ni bora zaidi kutumia orodha ikiwa utabadilisha kuwa meza "nzuri". Katika jedwali kama hilo, itakuwa rahisi kubadilisha maadili, kwa hivyo kubadilisha moja kwa moja vitu vya orodha. Kwa hivyo, anuwai hii itageuka kuwa meza ya kutazama.

   Ili kubadilisha anuwai kuwa meza "smart", chagua na uhamishe kwenye kichupo "Nyumbani". Bonyeza kifungo hapo. "Fomati kama meza"iko kwenye tepi kwenye block Mitindo. Kundi kubwa la mitindo linafungua. Uchaguzi wa mtindo fulani hauathiri utendaji wa meza, na kwa hivyo tunachagua yoyote yao.

   

   Baada ya hayo, dirisha ndogo hufungua, ambayo ina anwani ya safu iliyochaguliwa. Ikiwa uteuzi ulifanywa kwa usahihi, basi hakuna kitu kinachohitaji kubadilishwa. Kwa kuwa anuwai yetu haina vichwa, basi kitu hicho Jedwali la Kichwa haipaswi kuwa na ujibu. Ingawa haswa katika kesi yako, labda jina litatumika. Kwa hivyo lazima tu bonyeza kitufe "Sawa".

   

   Baada ya hapo, anuwai zitabadilishwa kama meza. Ukichagua, unaweza kuona kwenye uwanja wa jina ambao jina alipewa moja kwa moja. Jina hili linaweza kutumiwa kuingiza kwenye eneo hilo. "Chanzo" kwenye dirisha la uthibitisho wa data kulingana na algorithm iliyoelezwa hapo juu. Lakini, ikiwa unataka kutumia jina tofauti, basi unaweza kuibadilisha kwa kuandika tu kwenye nafasi ya jina.

   

   Ikiwa orodha imewekwa kwenye kitabu kingine, basi kuionyesha kwa usahihi, unahitaji kutumia kazi INDIA. Operesheni maalum imekusudiwa kuunda viungo vya "kamili-kamili" kwa vitu vya karatasi katika fomu ya maandishi. Kweli, katika kesi hii, utaratibu utafanywa karibu sawa na katika kesi zilizoelezwa hapo awali, katika mkoa tu "Chanzo" baada ya ishara "=" jina la mendeshaji linapaswa kuonyeshwa - "INDIA". Baada ya hapo, anwani ya masafa, pamoja na jina la kitabu na karatasi, inapaswa kuonyeshwa kwenye mabano kama hoja ya kazi hii. Kweli, kama inavyoonekana katika picha hapa chini.



3. Juu ya hii tunaweza kumaliza utaratibu kwa kubonyeza kifungo "Sawa" kwenye dirisha la uthibitisho wa data, lakini ikiwa inataka, unaweza kuboresha fomu. Nenda kwenye sehemu hiyo "Ujumbe wa kuingia" kidhibitisho cha data. Hapa katika eneo hilo "Ujumbe" unaweza kuandika maandishi ambayo watumiaji wataona kwa kusonga juu ya kipengee cha karatasi na orodha ya kushuka. Tunaandika ujumbe tunaofikiria ni muhimu.



4. Ifuatayo tunaenda kwenye sehemu hiyo "Ujumbe wa makosa". Hapa katika eneo hilo "Ujumbe" unaweza kuingiza maandishi ambayo mtumiaji atatazama wakati wa kujaribu kuingiza data sahihi, ambayo ni, data yoyote ambayo sio kwenye orodha ya kushuka. Katika eneo hilo "Tazama" Unaweza kuchagua ikoni ambayo itaambatana na onyo. Ingiza maandishi ya maandishi na ubonyeze "Sawa".

Somo: Jinsi ya kutengeneza orodha ya kushuka huko Excel

Operesheni

Sasa hebu tuangalie jinsi ya kufanya kazi na zana ambayo tumeunda hapo juu.

1. Ikiwa tutaweka mshale juu ya kitu chochote cha karatasi ambayo orodha ya kushuka ilitumika, tutaona ujumbe wa habari ambao tuliingia mapema kwenye dirisha la uthibitisho wa data. Kwa kuongeza, ikoni ya pembetatu itaonekana upande wa kulia wa kiini. Ni yeye ambaye hutumika kupata uteuzi wa vitu vya orodha. Bonyeza kwenye pembetatu hii.



2. Baada ya kubonyeza juu yake, orodha ya vitu vya orodha itafunguliwa. Inayo vitu vyote vilivyoingizwa hapo awali kupitia dirisha la uthibitishaji wa data. Tunachagua chaguo ambalo tunafikiria ni muhimu.



3. Chaguo lililochaguliwa linaonyeshwa kwenye kiini.



4. Ikiwa tunajaribu kuingiza thamani yoyote ambayo sio kwenye orodha ndani ya seli, hatua hii itazuiwa. Kwa wakati huo huo, ikiwa uliingia ujumbe wa onyo kwenye dirisha la uthibitisho wa data, basi itaonyeshwa kwenye skrini. Unahitaji kubonyeza kitufe kwenye dirisha la onyo Ghairi na kutoka kwa jaribio linalofuata la kuweka data sahihi.

Kwa njia hii, ikiwa ni lazima, jaza meza nzima.

Kuongeza Kitu kipya

Lakini ni nini ikiwa bado unahitaji kuongeza kipengee kipya? Vitendo hapa hutegemea jinsi uliunda orodha katika dirisha la uthibitisho wa data: uliingizwa kwa mikono au kuvutwa kutoka safu ya meza.

1. Ikiwa data ya kuunda orodha imevutwa kutoka safu ya meza, kisha uende kwake. Chagua anuwai ya seli. Ikiwa hii sio meza "nzuri", lakini safu rahisi ya data, basi unahitaji kuingiza safu katikati ya safu. Ikiwa unatumia meza "smart", basi katika kesi hii ni ya kutosha kuingiza tu dhamana inayohitajika katika safu ya kwanza chini yake na safu hii itajumuishwa mara moja kwenye safu ya meza. Huu kabisa ni faida ya meza "nzuri", ambayo tumeelezea hapo juu.

   

   Lakini tuseme tunashughulika na kesi ngumu zaidi kwa kutumia masafa ya kawaida. Kwa hivyo, chagua kiini katikati ya safu maalum. Hiyo ni, juu ya seli hii na chini yake kunapaswa kuwa na mistari ya safu nyingi. Sisi bonyeza kipande mteule na kifungo haki ya panya. Katika menyu, chagua chaguo "Bandika ...".



2. Dirisha limezinduliwa ambapo kitu cha kuingiza kinapaswa kuchaguliwa. Chagua chaguo "Mstari" na bonyeza kitufe "Sawa".



3. Kwa hivyo mstari tupu umeongezwa.



4. Sisi huingiza ndani yake dhamana ambayo tunataka kuonyeshwa kwenye orodha ya kushuka.



5. Baada ya hapo, tunarudi kwenye safu ya meza ambayo orodha ya kushuka iko. Kwa kubonyeza pembetatu upande wa kulia wa seli yoyote kwenye safu, tunaona kwamba thamani tunayohitaji imeongezwa kwa vitu vilivyoorodheshwa vya orodha. Sasa, ikiwa inataka, unaweza kuichagua kuingiza kwenye kifaa cha meza.

Lakini ni nini ikiwa orodha ya maadili haikuchorwa kutoka meza tofauti, lakini iliingizwa kwa mikono? Kuongeza kipengee katika kesi hii pia ina algorithm yake ya vitendo.

1. Chagua safu ya meza nzima, katika vifaa ambavyo orodha ya kushuka imewekwa. Nenda kwenye kichupo "Takwimu" na bonyeza kitufe tena Uthibitishaji wa data kwenye kikundi "Fanya kazi na data".



2. Dirisha ya uthibitishaji wa pembejeo huanza. Tunahamia sehemu hiyo "Chaguzi". Kama unaweza kuona, mipangilio yote hapa ni sawa na vile tunavyoweka mapema. Katika kesi hii, tutavutiwa na mkoa "Chanzo". Ongeza hapo kwenye orodha ambayo tayari ina semicolon (;) thamani au maadili ambayo tunataka kuona kwenye orodha ya kushuka. Baada ya kuongeza, bonyeza "Sawa".



3. Sasa, ikiwa tutafungua orodha ya kushuka katika safu ya meza, tutaona thamani iliyoongezwa hapo.

Futa kipengee

Bidhaa ya orodha inafutwa kwa kutumia algorithm sawa na kuongeza.

1. Ikiwa data imevutwa kutoka safu ya meza, basi nenda kwenye meza hii na ubonyeze kulia kwenye kiini ambapo thamani ya kufutwa iko. Kwenye menyu ya muktadha, simisha uteuzi kwenye chaguo "Futa ...".



2. Dirisha la kufuta seli linafungua, ambayo ni sawa na yale tuliyoyaona tukiwaongeza. Kisha kuweka kubadili nyuma kwa msimamo "Mstari" na bonyeza "Sawa".



3. Safu kutoka safu ya meza, kama tunavyoona, imefutwa.



4. Sasa tunarudi kwenye meza ambayo seli zilizo na orodha ya kushuka iko. Bonyeza kwenye pembetatu na haki ya seli yoyote. Katika orodha ya kushuka, tunaona kuwa bidhaa iliyofutwa haipo.

Nini cha kufanya ikiwa maadili yameongezwa kwenye dirisha la uthibitisho wa data kwa mikono, na bila kutumia meza ya ziada?

1. Chagua anuwai ya tabular na orodha ya kushuka na uende kwenye windows kwa kuangalia maadili, kama tulivyofanya hapo awali. Katika dirisha lililowekwa, nenda kwenye sehemu "Chaguzi". Katika eneo hilo "Chanzo" chagua thamani ambayo unataka kufuta na mshale. Kisha bonyeza kitufe Futa kwenye kibodi.



2. Baada ya kitu kufutwa, bonyeza "Sawa". Sasa haitakuwa kwenye orodha ya kushuka, kama tu vile tulivyoona katika toleo la jedwali.

Uondoaji kamili

Kwa wakati huo huo, kuna hali wakati orodha ya kushuka inahitaji kuondolewa kabisa. Ikiwa sio muhimu kwako kwamba data iliyoingizwa imehifadhiwa, basi ni rahisi kufuta.

1. Chagua safu nzima ambapo orodha ya kushuka iko. Sogeza kwenye kichupo "Nyumbani". Bonyeza kwenye icon "Wazi", ambayo imewekwa kwenye mkanda kwenye block "Kuhariri". Kwenye menyu inayofungua, chagua msimamo "Futa Zote".



2. Wakati hatua hii itakapochaguliwa, maadili yote yatafutwa katika vitu vilivyochaguliwa vya karatasi, fomati itafutwa, na kwa kuongeza, lengo kuu la kazi litapatikana: orodha ya kushuka itafutwa na sasa unaweza kuingiza maadili yoyote kwa seli.

Kwa kuongeza, ikiwa mtumiaji haitaji kuokoa data iliyoingizwa, basi kuna chaguo jingine la kufuta orodha ya kushuka.

1. Chagua anuwai ya seli tupu, ambayo ni sawa na anuwai ya safu ya safu na orodha ya kushuka. Sogeza kwenye kichupo "Nyumbani" na hapo bonyeza kwenye icon Nakala, ambayo ni ya kawaida kwenye mkanda katika eneo hilo Bodi ya ubao.

   

   Pia, badala ya hatua hii, unaweza bonyeza kwenye kipande kilichoteuliwa na kitufe cha haki cha panya na uacha chaguo Nakala.

   

   Ni rahisi zaidi kutumia seti ya vifungo mara tu baada ya kuangazia Ctrl + C.

2. Baada ya hayo, chagua kipande cha safu ya meza ambapo vitu vya kushuka viko. Bonyeza kifungo Bandikailiyolazwa kwenye Ribbon kwenye kichupo "Nyumbani" katika sehemu hiyo Bodi ya ubao.

   

   Chaguo la pili ni kubonyeza haki juu ya uteuzi na uwacha uteuzi kwenye chaguo Bandika kwenye kikundi Ingiza Chaguzi.

   

   Mwishowe, inawezekana kuchagua tu seli zinazohitajika na chora mchanganyiko wa vifungo Ctrl + V.

3. Kwa vitendo vyovyote hapo juu, kipande safi kabisa kitaingizwa badala ya seli zilizo na maadili na orodha ya chini.

Ikiwa inataka, kwa njia hiyo hiyo unaweza kubandika sio safu tupu, lakini kipande kilichonakiliwa na data. Kurudisha nyuma kwa orodha za kushuka ni dhahiri kuwa huwezi kuingiza kwa mikono data ambayo haiko kwenye orodha, lakini unaweza kuiga na kuibandika. Walakini, uthibitisho wa data hautafanya kazi. Kwa kuongezea, kama tulivyogundua, muundo wa orodha ya kushuka utaharibiwa.

Mara nyingi, bado unahitaji kuondoa orodha ya kushuka, lakini wakati huo huo acha maadili ambayo iliingizwa kwa kutumia, na muundo. Katika kesi hii, vitendo sahihi zaidi vinapaswa kufanywa ili kufuta kifaa maalum cha kujaza.

1. Chagua sehemu yote ambayo vitu vilivyo na orodha ya kushuka iko. Sogeza kwenye kichupo "Takwimu" na bonyeza kwenye ikoni Uthibitishaji wa data, ambayo tunakumbuka, imewekwa kwenye mkanda kwenye kundi "Fanya kazi na data".



2. Dirisha tayari tumezoea kwetu kwa kuangalia data ya kuingiza. Kwa kuwa katika sehemu yoyote ya kifaa maalum, tunahitaji kufanya vitendo pekee - bonyeza kitufe "Futa Zote". Iko kwenye kona ya chini ya kushoto ya dirisha.



3. Baada ya hapo, dirisha la uthibitisho wa data linaweza kufungwa kwa kubonyeza kitufe cha kawaida karibu na kona yake ya juu ya kulia kwa njia ya msalaba au kifungo "Sawa" chini ya dirisha.



4. Kisha chagua seli zozote ambazo orodha ya kushuka iliwekwa mapema. Kama unavyoona, sasa hakuna maoni wakati wa kuchagua kipengee, au pembetatu kupiga orodha kwenye haki ya kiini. Lakini wakati huo huo fomati imebaki haijashughulikiwa na maadili yote yaliyowekwa hapo awali kwa kutumia orodha. Hii inamaanisha kwamba tumeshughulikia kazi hii kwa mafanikio: chombo ambacho hatuitaji tena kimefutwa, lakini matokeo ya kazi yake yalibaki kuwa sawa.

Kama unavyoona, orodha ya kushuka inaweza kuwezesha sana kuingia kwa data kwenye meza, na pia kuzuia kuingia kwa maadili sio sahihi. Hii itapunguza idadi ya makosa wakati wa kujaza meza. Ikiwa dhamana yoyote inahitaji kuongezwa, basi unaweza kutekeleza utaratibu wa uhariri kila wakati. Chaguo la kuhariri itategemea njia ya uundaji. Baada ya kujaza meza, unaweza kufuta orodha ya kushuka, ingawa hii sio lazima. Watumiaji wengi wanapendelea kuiacha hata baada ya kumaliza kazi ya kujaza meza na data.